Facture électronique : pourquoi et comment organiser sa transition vers la dématérialisation ?

La facturation est une activité chronophage et fastidieuse à laquelle le travailleur indépendant ne peut malheureusement se soustraire. Pas de panique, la dématérialisation vient changer la donne et nous allons vous expliquer pourquoi.

Revenons tout d’abord à quelques fondamentaux.

Afin de garantir le bon déroulement d’une mission, éviter tout malentendu et prévenir le risque de litige avec son client, il est indispensable d’émettre un certain nombre de documents comptables. 

Ainsi, avant de vous lancer dans la réalisation de la prestation, vous allez devoir établir un devis‌ – voire un contrat selon les cas – indiquant le prix et le périmètre de la mission. 

La signature de ce devis, accompagnée de la mention “bon pour accord” est importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie est alors tenue par un engagement ferme et définitif. Cela signifie que vous êtes dans l’obligation d’exécuter la prestation au prix mentionné et dans les délais indiqués tandis que votre client a l’obligation de vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis. 

Une fois le travail réalisé et quelque soit votre statut d’entrepreneur, vous devez fournir une facture détaillant les informations relatives à la prestation. La facture permet de formaliser et prouver la prestation de service. En d’autres termes, c’est LE justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client.

Une bonne gestion de la facturation permet donc d’anticiper d’éventuels contrôles fiscaux ainsi que les risques de litiges. 

Tout cela vient s’ajouter au lot – déjà conséquent – de contraintes administratives du freelance.

Vous devez penser à émettre une facture, en deux exemplaires, en veillant à ce qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires requises. La logistique est souvent laborieuse. Il faut imprimer le document, le glisser dans une enveloppe avec la bonne adresse postale, se déplacer à La Poste pour affranchir et envoyer le courrier. Puis attendre que son client reçoive la facture, la valide et procède à son paiement. Sans oublier, bien entendu, l’archivage de son propre exemplaire dans un dossier en cas de besoin. 

Résultat – les délais de traitement sont longs et les retards de paiement risquent de s’accumuler.

Pour fluidifier ce processus, la loi française a mis en place l’obligation de dématérialiser les factures. Concrètement, cela signifie que la facture est transmise par mail en format électronique (PDF, word, etc.) plutôt qu’en format papier. Cette obligation devrait se généraliser à l’ensemble des échanges entre acteurs du privé assujetti à la TVA d’ici 2023. Il faut donc se préparer à réorganiser sa facturation dès maintenant !

Que dit la loi ?

La loi du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite « loi Macron » introduit deux obligations distinctes :

  • L’obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les prestations fournies à l’Etat, les collectivités territoriales et autres établissements publics ;
    Lobligation d’accepter les factures dématérialisées émises par une entreprise privée.

Illustrons chacun de ces cas.

Je suis à la tête d’une petite agence de communication. Une université me contacte : elle souhaite que je réalise une vidéo promotionnelle pour mettre en avant son offre de formation qu’elle diffusera sur ses réseaux sociaux et sur son site internet. J’effectue la prestation et conformément aux exigences légales, je lui transmets une facture. Une université étant un établissement public, je devrais donc obligatoirement émettre une facture au format numérique.

Cette mission tombe à pic. Dernièrement, ma caméra est tombée en panne et le contenu de la carte mémoire s’est volatilisé. Heureusement, j’ai fait appel à un réparateur spécialisé et tout est rentré dans l’ordre. Une fois la réparation réalisée, il m’a envoyé sa facture par mail. S’il n’était pas contraint d’opter pour ce format, je suis pour ma part dans l’obligation d’accepter la facture dématérialisée.

Qui est concerné par l’obligation de dématérialisation des factures ?

La “loi Macron” a prévu une mise en place progressive de ces nouvelles obligations selon un calendrier précis. Ainsi, la loi est applicable :

  • aux entreprises de plus de 5 000 salariés et aux personnes publiques depuis le 1er janvier 2017 ;
  • aux entreprises de tailles intermédiaires (250 à 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2018;
  • aux PME (10 à 250 salariés) depuis le 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés) ;
  • aux micro-entreprises (moins de 10 salariés) depuis le 1er janvier 2020.

Et oui, les grandes entreprises ne sont pas les seules concernées par la dématérialisation des factures !

Depuis le début de l’année, les micro-entreprises devront elles aussi se conformer à ces nouvelles obligations. Et nombreux sont les freelances ayant opté pour ce régime simplifié.


Comment émettre une facture dématérialisée fiable ?

Première étape : Établir une facture en bonne et dû forme.

Pour être valide, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces mentions doivent elles aussi figurer sur la facture dématérialisée. 

Veillez donc à bien indiquer :

  • la date de la facture;
  • le numéro de la facture;
  • votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique);
  • l’identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse);
  • la somme totale hors taxe et toutes taxes comprises;
  • le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti);
  • les conditions de règlement de la facture;
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement.

Deuxième étape : Garantir l’authenticité de l’origine de la facture et l’intégrité de son contenu.

En d’autres termes, il faut être en mesure d’assurer l’identité de l’émetteur de la facture et l’exactitude des éléments qu’elle contient, sans possibilité de les modifier ultérieurement.

Ce sont des conditions indispensables et communes à tous les écrits électroniques afin de prévenir tout risque de falsification.

Oui mais concrètement, comment établir une facture fiable ?


Pour les freelances et les petites entreprises, le recours à la signature électronique via un certificat qualifié est à privilégier.
La signature ne vise pas seulement à signifier l’accord d’une personne sur l’ensemble des informations contenues dans un document. Il s’agit aussi d’un excellent procédé pour garantir l’authenticité d’une facture. Ce mécanisme, basé sur la certification numérique et des normes strictes de chiffrement, sécurise les données. Le document ainsi signé ne pourra plus être modifié et son contenu sera scellé.

Chez Soan, nous vous offrons la possibilité de signer ou d’obtenir une signature en quelques clics et en toute confiance. Nous permettons également l’horodatage afin de garantir la validité et la valeur probatoire de vos documents.

Les plus grandes entreprises optent généralement pour l’utilisation d’un système d’échange de données informatisées (EDI). Complexe à mettre en place, ce procédé n’est pertinent que dans le cas où vous générez un flux très important de factures.

Troisième étape : Utiliser le portail ChorusPro pour les factures émises à des entités publiques.

Lorsque vous effectuez une prestation pour une administration publique, la facturation devra obligatoirement transiter par la plateforme officielle Chorus Pro https://chorus-pro.gouv.fr/. Il suffit de créer un compte en indiquant les détails de son entreprise et de déposer la facture destinée à l’entité du service publique.

Pourquoi adopter la facture numérique ?

Organiser sa facturation peut être un véritable casse tête mais cette nouvelle obligation ne doit pas être perçue comme une contrainte.

Au contraire, la dématérialisation présente un panel d’avantages intéressants.

Fini les coûts de papeterie, d’impression et d’envoi, la facture électronique permet de réaliser de belles économies. Il suffit d’envoyer le document par mail en pièce jointe ou de la déposer sur notre plateforme. L’envoi instantanée réduit drastiquement les délais de traitements et aide à prévenir les risques de retard de paiement. Un gain de temps et d’argent non négligeable.


Plus besoin de gros classeurs de plusieurs kilos pour conserver la paperasse comptable, l’archivage peut se réaliser dans le Cloud et gagne en simplicité.

Les clients apprécieront eux aussi la facture électronique à laquelle ils pourront accéder à tout moment grâce à une simple connexion internet.

Enfin, n’oublions pas que l’industrie du papier est la 5ème industrie mondiale la plus énergivore et que la production d’une seule feuille au format A4 nécessite 10 litres d’eau. Bien entendu, il faut considérer avec prudence le bénéfice écologique de la facture dématérialisée puisque l’envoi d’un mail, le téléchargement et le partage d’un document provoquent aussi des émissions de CO2.

Vers une obligation de dématérialisation généralisée à l’horizon 2025 ?

Pour le moment, l’obligation de dématérialisation des factures ne concerne que les marchés publics. Toutefois, l’article 153 de la Loi n°2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020 envisage de généraliser cette obligation aux relations entre entreprises privées.

En d’autres termes, les entreprises seront dans l’obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les prestations fournies à toute entreprise privée assujettie à la TVA.

A l’instar de la dématérialisation des marchés publics, cette généralisation va être progressive et devra s’appliquer à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025.

Un rapport du gouvernement sera remis au Parlement avant le mois de septembre prochain afin de préciser les conditions et les modalités de sa mise en oeuvre. Nous ne manquerons pas de vous tenir informer de l’évolution législative à ce sujet !

On le voit, cette dynamique de dématérialisation des documents n’est pas prête de s’arrêter. Il faut donc se tenir prêt à se réorganiser et à adopter la facturation électronique au delà des marchés publics.


Merci d’avoir pris le temps de lire notre article !
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